Persondatapolitik

Persondatapolitik


Nedenfor kan du læse om, hvordan vi behandler personoplysninger.


Indledning


Formål
Dansk Financia modtager og behandler løbende personoplysninger og personhenførbare oplysninger, og i denne persondatapolitik kan du se hvilke oplysninger, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.


I meget få konkrete situationer behandler vi også personfølsomme oplysninger, hvis det er nødvendigt for sagens behandling.


Formålet med behandlingen af personoplysninger er relateret til dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor.


Dataansvar

Dansk Financia er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med lejeforholdet.


Dansk Financia repræsenterer udlejer. Vi administrerer ikke dit lejeforhold, og vi videregiver derfor de oplysninger, der er nødvendige for administrationen af dit lejeforhold, til ejendommens administrator, der herefter overtager ansvaret for behandling og opbevaring af oplysningerne jf. særskilt aftale mellem Dansk Financia som dataansvarlig og ejendomsadministrator som databehandler.


Du kan til enhver tid kan rette henvendelse til Dansk Financia eller ejendommens administrator, hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.


Personoplysninger i relation til udlejning


Oprettelse som lejer / indflytning
Hvis du bliver tilbudt at leje en af vores lejemål, indhenter vi en række oplysninger. Disse oplysninger omfatter:

  • Navn
  • Adresse, postnr og by
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Boliglejemål: Navn(e) på øvrige medlemmer af din husstand (f.eks. ægtefælle, samlever, børn)
  • Erhvervslejemål: CVR nummer og kontaktperson

Disse oplysninger videregiver vi til ejendommens administrator til brug for oprettelse af lejekontrakt og registrering i administrators IT system. Ejendommens administrator vil tillige anmode om dit CPR nummer, som skal sendes direkte til administrator.


Administrator kan kræve andre oplysninger om dig for at kunne oprette dig som lejer.


I alle tilfælde gælder, at administrators persondatapolitik er gældende for oplysninger, du sender direkte til administrator. 


Hvis du skal oprettes som lejer i et lejemål, hvor lejeforholdet er betinget af, at du under uddannelse (f.eks. kollegieværelse) indhenter vi også oplysning om din uddannelsesmæssige status. Denne videregives til administrator til opbevaring.


Grundlaget for behandling af de oplysninger, der er nævnt ovenfor, er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig, for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med os som udlejer. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.


Fremleje jf. lejelovens §69 (værelser)

Hvis du giver os meddelelse om, at du agter at fremleje et eller flere værelser i din bolig (jf. lejelovens §69) indhenter vi oplysning om navn/navne på den/de personer, som du fremlejer til. Vi videregiver navn/navne til ejendomsadministrator til registrering og til ejendommens vicevært til brug for opdatering af navneskilte på ejendommen. Vi indhenter og behandler ikke andre oplysninger om din(e) fremlejer(e) end dem, du giver os.


Fremleje jf. lejelovens §70 (hele lejemålet)

Hvis du ansøger om tilladelse til at fremleje din bolig (jf. lejelovens §70) skal du dokumentere årsagen til dit midlertidige fravær fra lejligheden. Denne dokumentation kan omfatte både personoplysninger og personfølsomme oplysninger, idet vi indhenter og behandler alle oplysninger, der er nødvendige for at kunne vurdere, om betingelserne for fremleje er opfyldt. Personfølsomme oplysninger (som f.eks. oplysninger om sygdomme, behandlingsforløb o.l.) bliver ikke videregivet eller gemt, men slettes efter endt behandling.


Du skal tillige oplyse navn/navne på den/de personer, som du fremlejer til. Vi videregiver navn/navne vi til ejendomsadministrator til registrering og til ejendommens vicevært til brug for opdatering af navneskilte på ejendommen.


Bopælsforhold

Vi gennemfører løbende kontrol til sikring af, at der kun bor personer i Dansk Financias lejemål, som er berettigede hertil. Dette medfører, at vi indhenter oplysninger fra folkeregistret om personer tilmeldt lejemålets adresse. Oplysningerne omfatter navn og eventuelt dato for tilmelding til folkeregistret på adressen. Oplysningerne sammenholdes med lejekontrakten.


Hvis vi konstaterer, at der er tilmeldt flere (eller andre) personer på din adresse end der er anført i lejekontrakten, bliver du kontaktet med anmodning om en nærmere redegørelse for bopælsforholdene. Din redegørelse bliver behandlet af Dansk Financia og videregivet til ejendommens administrator.


Klager / husorden

Hvis Dansk Financia modtager klager fra lejere over andre beboere, vil vi i nødvendigt omfang agere over for de beboere, der ikke overholder husordenen og/eller tilsidesætter god skik og orden. Behandlingen af sådanne klagesager sker enten via - eller i samarbejde med - ejendomsadministrator og/eller vicevært.


Vaskeri

Såfremt der i ejendommen er vaskeri for beboerne, og hvor betaling sker via opkrævning fra administrator samtidig med opkrævning af leje, opretter Dansk Financia et vaskekort i forbindelse med indflytning. Vaskekortet tilknyttes lejemålet for, at forbruget for vaskeriet kan opkræves. Oplysninger om vaskekortet og brug af dette, anses for personhenførbare oplysninger, men Dansk Financia indhenter, behandler og opbevarer ikke oplysninger om vaskekortet og dets brug, når først vaskekortet er oprettet og udleveret.


Vand, varme og el
Dansk Financia indhenter, behandler og opbevarer ikke oplysninger om dit forbrug af vand, varme og el. Alle henvendelser vedrørende forbrugsregnskaber (som lejer jf. lejekontrakt skal betale til via udlejer) bliver videresendt til ejendommens administrator til behandling og besvarelse.


Nøglebrik og elektroniske nøgler
Visse ejendomme har elektroniske låse, hvor der benyttes en elektronisk nøgle til at åbne døre til fælles arealer (hoveddør, port, opgang, kælder, skralderum, vaskeri, tørrerum o.l.) og/eller døre til lejemålet.


Den elektroniske nøgle udleveres af Dansk Financia enten på en nøglebrik eller et armbånd eller ved, at du henter en app på din telefon, der indeholder den elektroniske nøgle. Alle elektroniske nøgler registreres med tilknytning til et lejemål for at kunne administrere rettigheder og adgange.


Nøglebrikker registreres med lejemålets adresse og nøglebrikkens farve. Elektroniske nøgler, udstedt til en mobiltelefon, registreres med brugernavn og nummer på den telefon, som nøglen er sendt til.


Hver enkelt elektronisk nøgle har et unikt nummer (transponder ID), der registreres i en elektronisk log, når nøglen bruges til at åbne en dør med en elektronisk lås. Det registreres hvor og hvornår den elektroniske nøgle er blevet brugt. Der sker ikke løbende overvågning og behandling af log-oplysninger. Log-oplysninger indhentes og behandles kun, hvis det på grund af særlige omstændigheder (som f.eks. hærværk, indbrud, tyveri, retlige tvister eller politiets arbejde) er nødvendigt, formålstjenligt eller kan bidrage til opklaring af lovstridige forhold, at indhente information om, hvilke elektroniske nøgler, der har været anvendt i en given periode og/eller til en given dør.


Oplysninger i den elektroniske log gemmes i 1 år.


Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Dansk Financia forfølger de legitime interesser, der er anført ovenfor.


TV-overvågning
I enkelte ejendomme foretages tv-overvågning med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet.

Det er ved skiltning på ejendommen markeret, hvis der foretages overvågning.

Dansk Financia har ikke adgang til optagelser og disse gennemses, behandles og lagres derfor ikke af Dansk Financia.

Optagelse fra tv-overvågning rekvireres kun fra ekstern samarbejdspartner hvis det kan bidrage til opklaring af et kriminelt forhold.


Parkering
I nogle ejendomme er det muligt at opnå/købe en parkeringslicens eller leje en parkeringsplads. Hvis parkeringslicens / leje af parkeringsplads er betinget af, at du bor i ejendommen og/eller opfylder konkrete kriterier, forbeholder Dansk Financia sig ret til at kræve bilens registreringsattest forevist eller fremsendt som dokumentation for, at ejer bilen.


Hvis der i ejendommen foretages kontrol af et parkeringskontrolfirma, udleverer Dansk Financia registreringsnumre på godkendte biler til dette firma.


Andre forhold

Generelt gælder, at vi videresender henvendelser til administrator, driftschef og/eller vicevært, hvis henvendelsen indeholder spørgsmål eller vedrører forhold, som det er de pågældendes ansvar at besvare/behandle.


Hvis en sådan henvendelse indeholder personfølsomme oplysninger vil vi imidlertid enten returnere din henvendelse og bede dig kontakte administrator direkte eller slette de personfølsomme oplysninger inden videresendelse.


Personoplysninger i relation til mailingliste


Hvis du er noteret på vores mailingliste med henbik på at komme i betragtning til en ledig lejlighed, behandler og opbevarer vi de oplysninger, som du gav os i forbindelse med din anmodning om at blive noteret på mailinglisten.


Du kan til enhver tid anmode om at blive slettet fra mailinglisten ved at kontakte os. Herefter slettes dine oplysninger.


Personoplysninger i forbindelse med fraflytning


Oplysninger om opsigelse og baggrund
Hvis du opsiger dit lejemål over for Dansk Financia, videregiver vi opsigelsen til ejendommens administrator, der bekræfter opsigelsen og håndterer fraflytningsproceduren. Vi registrerer alene, at lejemålet er opsagt og pr. hvilken dato.


I henhold til lejelovens §93, kan udlejer ophæve lejeaftalen, f.eks. hvis husleje ikke er betalt rettidigt, hvis lejeren er fraflyttet uden aftale med udlejer, hvis lejeren har overladt lejemålet til andre uden aftale m.v. Dette kan medføre, at Dansk Financia modtager, behandler og opbevarer personfølsomme og/eller fortrolige oplysninger. I givet fald vil sådanne oplysninger blive slettet, når ophævelsen er effektueret og lejeren fraflyttet.


Samarbejdspartnere og videregivelse af oplysninger


Generelt opbevares alle oplysninger om ejendomme og lejeforhold hos ejendomsadministrator, og der er indgået databehandleraftale, der skal sikre, at dine oplysninger behandles og opbevares forsvarligt. Du kan hos ejendommens administrator få nærmere oplysning om deres persondatapolitik.


Vi udveksler løbende oplysninger om lejeforhold med ejendommens administrator, driftschef, håndværkere og vicevært i det omfang, det er nødvendigt for løsning af en given opgave eller løsning af et givent problem. Typisk omfatter denne informationsudveksling oplysninger om den pågældende opgave / det pågældende problem og lejerens kontaktoplysninger, hvis f.eks. adgang til lejemålet er nødvendigt for løsningen. Der udveksles ikke fortrolige og/eller personfølsomme oplysninger med mindre dette er nødvendigt eller der er givet samtykke hertil (eksempelvis, at du har frabedt dig arbejder udført i din lejlighed på bestemte dage/tidspunkter, fordi du er sygemeldt).


Vi videregiver personoplysninger til vores advokat, hvis det er nødvendigt til brug for løsning af en konkret opgave - eksempelvis hvis Dansk Financia har behov for juridisk bistand til en huslejenævnssag, husordenssager, ophævelse af et lejemål o.l. Sådanne oplysninger kan også tilgå fogedretten, boligretten og andre juridiske myndigheder.


I ejendomme med beboerrepræsentation vil navn(e) på ny(e) lejer(e) ved indflytning blive videregivet til beboerrepræsentationen jf. i øvrigt lejelovens regler om beboerrepræsentationens opgaver og rettigheder.


Oplysninger om brug af elektroniske nøgler og optagelser fra tv-overvågning, der er sket med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videregives til politiet, hvis de anmoder herom.


Hvis kommunen retter forespørgsel til Dansk Financia om bopælsforhold i et konkret lejemål (f.eks. fordi der ikke er tilmeldt nogen på lejemålets adresse), vil Dansk Financia normalt oplyse navn(e) på sidst kendte beboer(e) til kommunen eller navn(e) på kommende lejer(e).



Opbevaring af personoplysninger og sletning


Vi opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de relevante formål f.eks.

  • Kontaktoplysninger opbevares, så længe, vi har kontakt med dig som lejer, leverandør, samarbejdspartner eller medarbejder
  • Hvis du er noteret på vores mailingliste opbevares kontaktoplysninger fra det tidspunkt, hvor du anmoder om at blive noteret på mailingslisten til du pr. brev, mail eller telefon anmoder om at blive slettet fra mailinglisten.
  • Aftale- og/eller sagsoplysninger opbevares, så længe aftale er gældende eller sagen ikke er afsluttet og herefter, så længe en eventuel forældelsesfrist måtte nødvendiggøre dette.


Hvis du henvender dig med en anmodning om at få slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i givet fald sletning hurtigst muligt.


Dine rettigheder


Du har ret til:

  • at anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 15),
  • anmode om, at vi berigtiger de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 16),
  • anmode om, at vi sletter de personoplysninger, vi behandler om dig (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 17),
  • anmode om, at vi begrænser vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 18),
  • gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger (i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 21).


Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside



Kontaktoplysninger


Kontaktoplysninger til Dansk Financia - klik her


Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Tlf. 33 19 32 00
E-mail



Version 2.0
Opdateret 03-06-2020